Syndicat des producteurs forestiers de Labelle

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RÈGLEMENT SUR LA CONSERVATION ET L'ACCÈS AUX DOCUMENTS
-SYNDICAT DES PRODUCTEURS FORESTIERS DE LABELLE-

SECTION I

1. Le présent règlement s'applique aux documents détenus par le Syndicat des producteurs forestiers de Labelle du Québec, que leur conservation soit assurée par celui-ci ou par un tiers; il s'applique quelle que soit la forme de ces documents.

SECTION II

1. Les documents du Syndicat sont conservés, de façon la plus sécuritaire possible, à son siège social; situé au 725, rue Vaudreuil, le Syndicat peut cependant, par résolution, convenir d'un autre lieu d'entreposage.

2. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée illimitée:
— documents d'incorporation et leurs amendements;
— règlements généraux, règlements de régie interne et tout autre règlement adopté;
— rapports annuels et financiers ainsi que toute déclaration requise par la loi;
— procès-verbaux des assemblées de membres et de producteurs, des assemblées du conseil d'administration et des assemblées du conseil exécutif.

3.Les documents suivants doivent être conservés pour une durée d'au moins 6 ans, à partir de leur échéance:
— contrats relatifs à des services professionnels ou à la vente ou l'achat d'effets mobiliers;
— chèques, lettres de change et autres effets de commerce;
— conventions, sentences arbitrales ou décisions de la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec;
— le cas échéant, tout dossier relatif au contingentement et à la production.

SECTION III

1. Sous réserve du Règlement sur le fichier des producteurs forestiers de Labelle (Décision 5285) et sous réserve des exceptions ci-après prévues, les documents du Syndicat sont publics et accessibles à tous les producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs forestiers de Labelle.

2. a) Un document contenant des renseignements relatifs à un producteur n'est accessible qu'à ce producteur.

b) L'accès à un document est gratuit. Les frais encourant le coût de sa transcription, de sa reproduction et de sa transmission doivent toutefois être exigés du requérant. Le Syndicat détermine les frais exigibles pour leur reproduction.

6 mars 1991

2. Sous réserve de prescriptions au contraire dans la loi, le Syndicat peut refuser l'accès aux procès-verbaux des assemblées du conseil d'administration et du conseil exécutif ainsi qu'à tout document ayant trait à ses opérations financières ou commerciales courantes.

3. Le droit d'accès à un document s'exerce par consultation sur place pendant les heures de travail. L'obtention d'une copie ne peut être possible qu'en vertu de l'article 74, 2e alinéa de la Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche (L.R.Q., c. M-35.1).